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À venir 🚀 Les nouveautés de septembre Partie 2
✍️ Choisissez le type de signature de chaque pièce administrative
Chaque pièce administrative à signer peut désormais porter son propre type de signature. Vous alignez le niveau d'exigence sur l'enjeu juridique de la pièce, et vous maîtrisez le budget de signature électronique.
🎯 Objectif de la fonctionnalité
Jusqu'à présent, toutes les pièces administratives partaient avec le même type de signature, sans réglage possible. Un contrat de travail était signé dans les mêmes conditions qu'un accord de droit à l'image.
Le paramétrage d'une pièce administrative à signer propose maintenant un champ unique, Type de signature, à régler pièce par pièce.
✨ Ce que ça change pour vous
Signature électronique simple
Le type retenu par défaut. La pièce est signée via le prestataire configuré sur votre plateforme (DocuSign ou Yousign), exactement comme aujourd'hui. Avec Yousign, le code de confirmation demandé au signataire reste réglable pour l'ensemble de la plateforme : aucun code, code reçu par e-mail ou code reçu par SMS. Avec DocuSign, aucun code n'est demandé.
Signature électronique avancée
Un niveau supérieur, à réserver aux pièces engageantes comme le contrat de travail. Le signataire n'est plus seulement authentifié, il est identifié par le prestataire. Cette option peut être ouverte sur votre plateforme selon votre contrat avec DocuSign ou Yousign ; tant qu'elle ne l'est pas, elle reste visible mais non sélectionnable.
Signature intégrée HeyTeam
La pièce est signée directement dans la plateforme, sans prestataire externe et sans consommer de crédit de signature. À réserver aux pièces à faible enjeu (accusé de réception, charte informatique, accord de droit à l'image) : elle n'a pas la valeur probante d'une signature électronique, et un message le rappelle au moment du paramétrage.
Le type appliqué reste consultable sur la pièce d'un collaborateur, même si le paramétrage évolue ensuite. Vous pouvez donc le justifier en cas de litige.
🔔 Côté collaborateur
En signature électronique simple, le parcours de signature reste identique à aujourd'hui.
En signature électronique avancée, le signataire fait vérifier son identité par le prestataire. Avec DocuSign, la vérification de la pièce d'identité s'ouvre dans un nouvel onglet, et le collaborateur revient automatiquement sur HeyTeam une fois la signature terminée. Avec Yousign, le signataire téléverse sa pièce d'identité et saisit un code reçu par SMS. Dans les deux cas, un parcours interrompu se reprend là où il s'est arrêté.
En signature intégrée HeyTeam, le signataire voit son nom tel qu'il apparaîtra sur le document, trace sa signature et atteste avoir lu la pièce. Le document signé porte le nom de chaque signataire et l'horodatage de sa signature, et se télécharge comme aujourd'hui.
⚙️ Mise en place
Vos pièces existantes conservent leur fonctionnement actuel : sans intervention de votre part, elles restent en signature électronique simple et leur parcours de signature ne change pas.
La signature électronique avancée suppose une option à souscrire auprès de DocuSign ou de Yousign, avec un surcoût contractuel, puis son ouverture sur votre plateforme. Pour l'activer, contactez votre CSM ou écrivez à support@heyteam.com.
Pour la signature avancée, la vérification d'identité et les contrôles associés sont réalisés et conservés par le prestataire de signature. Aucune pièce d'identité ne transite par HeyTeam ni n'y est stockée.
✉️ Relancez automatiquement les invitations de parcours
Les collaborateurs invités sur un parcours qui ne se connectent jamais peuvent désormais être relancés automatiquement. Vous n'avez plus à suivre ces invitations à la main, collaborateur par collaborateur.
🎯 Objectif de la fonctionnalité
L'invitation envoyée dans le cadre d'un parcours dispose déjà de sa propre configuration, dans Parcours → Configuration du parcours → Emails → Inviter le destinataire du programme. En revanche, un collaborateur invité mais jamais connecté ne pouvait être relancé que manuellement, depuis sa fiche ou en masse depuis le suivi des parcours.
La relance automatique se configure maintenant directement sur cet email.
✨ Ce que ça change pour vous
Un nouveau bloc de configuration apparaît sous l'email Inviter le destinataire du programme, avec le même fonctionnement que les autres relances automatiques de la plateforme :
- un bouton d'activation ;
- le nombre de relances, de 1 à 5 (3 par défaut) ;
- l'intervalle entre deux relances, de 1 à 30 jours (7 par défaut).
Seuls les collaborateurs invités sur le parcours et jamais connectés sont concernés. Les relances s'arrêtent dès la première connexion. Une relance manuelle réinitialise le cycle, et les collaborateurs déjà invités avant l'activation sont pris en compte sans recevoir plusieurs relances d'un coup.
🔔 Côté collaborateur
Le collaborateur reçoit exactement l'email d'invitation configuré sur le parcours : même expéditeur, même objet, même contenu, mêmes variables et mêmes traductions. Aucun nouveau modèle d'email n'est créé, et toute modification de l'invitation est reprise par les relances suivantes.
⚙️ Mise en place
La relance automatique est désactivée par défaut et se règle parcours par parcours. Tant que la fonctionnalité n'est pas activée, aucun changement n'est à constater sur votre plateforme.
👥 Désignez sur un rôle un collaborateur pas encore invité
Les collaborateurs encore en brouillon peuvent désormais être désignés sur un rôle de parcours. Leur invitation part au moment de la désignation, et pour eux seuls.
🎯 Objectif de la fonctionnalité
La recherche des porteurs de rôle ne remontait que les collaborateurs déjà invités ou actifs. Pour rendre sélectionnable un collaborateur créé en brouillon, il fallait l'inviter au préalable, donc déclencher son email d'invitation, y compris pour des populations synchronisées en masse.
✨ Ce que ça change pour vous
À l'étape Équipe du formulaire d'onboarding et depuis l'onglet Équipe de la fiche d'un collaborateur, la recherche des porteurs de rôle remonte maintenant aussi les collaborateurs en brouillon. Les collaborateurs inactifs restent exclus.
Chaque résultat de recherche signale l'état du collaborateur : « Pas encore invité sur la plateforme » pour un brouillon, « Invité, compte pas encore activé » pour une invitation restée sans activation, aucune mention pour un collaborateur actif.
Avant tout enregistrement, une fenêtre de confirmation récapitule les collaborateurs concernés et les rôles qui leur sont confiés, et vous laisse confirmer ou renoncer. Aucune invitation ne part sans cette confirmation.
🔔 Côté collaborateur
Le collaborateur désigné reçoit son invitation sur son adresse email principale, au moment où la désignation est enregistrée. Il peut alors activer son compte et accéder aux tâches liées à son rôle.
Il ne reçoit au plus qu'une seule invitation, même s'il est désigné sur plusieurs rôles. Un collaborateur déjà invité ou actif ne reçoit aucune invitation supplémentaire, et son adresse email principale n'est jamais modifiée par une désignation.
⚙️ Mise en place
Aucune action de votre part. Le nouveau comportement s'applique automatiquement sur les deux écrans de désignation.
🗓️ Les événements du parcours dans l'ordre chronologique
Avant de lancer un parcours, les événements s'affichent désormais dans leur ordre chronologique réel, heure comprise. Vous vérifiez l'enchaînement d'une journée sans ouvrir chaque événement.
🎯 Objectif de la fonctionnalité
Sur un parcours comportant beaucoup d'événements, l'ordre affiché avant lancement ne suivait pas la chronologie, et l'heure n'apparaissait pas. Contrôler le déroulé réel de la période demandait d'ouvrir les événements un par un.
✨ Ce que ça change pour vous
Sur les deux écrans où vous relisez les événements avant d'envoyer le parcours, la section Programme d'un parcours en brouillon et l'étape d'invitation :
- les événements sont classés par date croissante, puis par heure de début ;
- l'heure de chaque événement est affichée en plus de la date, au format court (par exemple 09:00 à 10:30) ;
- un événement sans heure est placé en tête de journée ;
- le regroupement par jour est conservé, l'ordre horaire s'appliquant à l'intérieur de chaque journée ;
- l'ordre porte sur l'ensemble des événements du parcours, y compris ceux qui ne sont pas encore affichés à l'écran.
Les deux écrans présentent les événements dans le même ordre.
⚙️ Mise en place
Aucune action de votre part. Le nouvel ordre et l'affichage de l'heure s'appliquent automatiquement sur les deux écrans.