Les documents dynamiques vous permettent de générer des documents en pré-remplissant de manière automatique certaines données collaborateurs.
Paramétrer un document dynamique
Lors du paramétrage d’une catégorie de pièce administrative, dans la partie "Contenu", il sera possible de sélectionner un nouveau type de pièce administrative : “Document dynamique”.
Une fois le “Document dynamique” sélectionné comme type de pièce administrative, l’utilisateur doit:
- Choisir la langue
- Mettre un label
- Créer un template HTML avec des variables (en cliquant sur le bouton “Ouvrir l’éditeur du document”)
- Indiquer si après complétion et génération du PDF, le document devra être signé par un ou plusieurs signataires
- Indiquer si la pièce administrative est obligatoire
Il n’est pas encore possible de sélectionner un document dynamique dans le contenu d’une catégorie qui doit être complété via questionnaire ou dans le chatbot. (Amélioration à venir pour avoir des document dynamique dans les questionnaires).
Editer un document dynamique
Lorsque l’utilisateur ouvre l’éditeur de document, il peut y copier-coller des templates et rajouter des variables.
Les variables sont divisées en 6 thèmes :
- Employé : regroupe toutes les variables qui concernent le collaborateur et récupérées au moment du FOC, comme par exemple son nom, prénom, date de naissance, date de fin de de contrat, durée de la période d’essais
- Entreprise : regroupe toutes les variables qui concernent l’entreprise (ex : nom de l’entreprise)
- Programme : regroupe toutes les variables qui concernent le programme du collaborateur (ex : les dates clés)
- Equipe : pour chaque membre de l’équipe du collaborateur, 3 variable sont disponibles : nom, prénom et nom complet
- Entité : dans cette première version les entités customs ne sont pas disponible en tant que variable
- Catégorie de pièce administrative : pour qu’une catégorie de pièce administrative soit disponible comme variable, elle doit cibler le même programme. Chacune des pièces administratives de la catégorie peut être des variables sauf les “document à remplir / à signer” .
Listes des variables identifiées
Le document dynamique paramétré avec ces variables va se compléter progressivement au fur à mesure. Si une variable du document dynamique n’est pas renseignée alors elle reste vide.
Blocs conditionnels
Les blocs conditionnels permettent d’afficher ou les masquer du contenu dans le document, en fonction de la condition paramétrée.
Toutes les variables disponibles dans la création du document peuvent être utilisées dans les blocs conditionnels.
Dans cette version, la valeur de la variable doit être tapée à la main.
Par exemple si je paramètre un bloc conditionnel en fonction de la variable "Contrat” “est ègal à”, dans la partie valeur je vais devoir taper le type de contrat souhaité (cdi, cdd…).
🔜 Evolution à venir : afficher la liste déroulante des valeurs pour des variables - comme les entités - qui peuvent contenir plus d’une centaine d’entités.
Générer un PDF à partir d'un document dynamique
Lorsque le document dynamique est mis dans un programme utilisateur et que les variables se remplissent au fur à mesure de la récupération des données correspondantes, une tâche est créée pour que l’exécuteur principale génère la tâche.
Avant de générer le PDF, il peut prévisualiser le document afin de s’assurer de la conformité du document.
🔜 Dans une prochaine version il sera possible pour la personne qui à la tâche de générer le document, de l’éditer avant de le générer.
Si le document dynamique doit être également signé, après la génération du PDF et avoir cliqué sur “Sauvegarder”, le bouton signature apparaît lorsque l’on clique de nouveau sur la tâche.
Ce comportement (double document) est un problème connu et sera amélioré dans une prochaine version pour simplifier la procédure dans ce cas.
Le comportement quand il y a une signature est le même que pour les pièce administrative de type “Document à remplir et à signer”
Si un validateur est paramétré, une tâche de validation doit être validée.
Si il y a un refus, une nouvelle tâche de génération du PDF sera demandé et devra par la suite être de nouveau validée.