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🚀 À venir : Les nouveautés de juin

🤝 Gérez vos délégations depuis votre propre profil

Gérer ses délégations devient plus autonome : chacun peut désormais créer et suivre les délégations dont il est à l'origine, directement depuis son profil, sans passer par un administrateur.

🎯 Objectif de la fonctionnalité

Donner à chaque collaborateur la main sur les délégations dont il est le superviseur d'origine, sans dépendre d'un administrateur.

✨ Ce que ça change pour vous

  • Un onglet Délégations apparaît sur votre profil dès que vous avez accès à la consultation des délégations, même si vous ne supervisez personne.
  • Vous pouvez créer, modifier et supprimer les délégations dont vous êtes le superviseur d'origine, directement depuis votre profil.
  • Le superviseur d'origine est pré-rempli automatiquement : il ne vous reste qu'à choisir le bénéficiaire.

🔔 À noter

  • La gestion des délégations dont vous n'êtes pas le superviseur d'origine reste inchangée.

⚙️ Mise en place

Cette amélioration est disponible automatiquement pour les plateformes qui utilisent déjà les Délégations : aucune action n'est requise de votre part.

Si votre plateforme n'utilise pas encore les Délégations, aucun changement n'est à constater. Pour les activer, contactez votre CSM pour être accompagné ou écrivez à support@heyteam.com.

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✅ La validation est relancé automatiquement quand une pièce déjà validée est modifiée

Conservez un contrôle fiable sur vos pièces administratives validées. Désormais, lorsqu'une pièce déjà validée est modifiée, son circuit de validation est automatiquement relancé afin que le validateur revérifie les nouvelles informations.

🎯 Objectif de la fonctionnalité

Lorsqu'une pièce administrative soumise à validation était complétée puis validée, elle pouvait ensuite être modifiée sans qu'aucune alerte ni nouvelle validation ne soit déclenchée. Le validateur perdait alors toute visibilité sur les changements, avec un risque d'écart entre la donnée validée et la donnée réelle.

Cette évolution garantit que toute modification d'une pièce déjà validée déclenche une nouvelle validation par le ou les validateurs initialement configurés.

✨ Ce que ça change pour vous

  • Pour les pièces administratives dotées d'un circuit de validation, modifier une pièce déjà validée relance automatiquement le circuit de validation.
  • La pièce et la tâche associée repassent en attente de validation, et le validateur reçoit la demande de validation habituelle (email et notification dans l'application).
  • Vous gardez une visibilité complète sur les modifications réalisées après la première validation.

🔔 Côté collaborateur

Lorsqu'il modifie une pièce déjà validée, le collaborateur est prévenu par un message l'informant que son changement relancera la validation. Il peut confirmer ou annuler avant d'enregistrer.

Les pièces sans circuit de validation ne sont pas concernées : leur modification reste directe, comme aujourd'hui.

⚙️ Mise en place

Cette évolution s'applique automatiquement aux pièces administratives qui disposent d'un circuit de validation. Aucune configuration n'est nécessaire.

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🔔 Soyez notifié lorsqu'une catégorie de pièces administratives complétée est modifiée

Gardez la maîtrise de vos dossiers administratifs finalisés. Une nouvelle notification, entièrement paramétrable, peut prévenir les personnes de votre choix dès qu'une catégorie de pièces administratives déjà complétée est modifiée.

🎯 Objectif de la fonctionnalité

Une catégorie de pièces administratives déjà complétée peut être modifiée par la suite (réembauche, mise à jour d'un diplôme, d'un titre de séjour ou de coordonnées bancaires). Jusqu'à présent, ces modifications passaient inaperçues côté RH.

Cette nouveauté vous permet d'être informé automatiquement de toute modification après complétion, afin d'effectuer un nouveau contrôle si nécessaire.

✨ Ce que ça change pour vous

  • Une nouvelle notification « Catégorie de pièce administrative modifiée après complétion » est disponible dans le paramétrage des notifications de pièces administratives.
  • Vous choisissez librement les destinataires au niveau de la catégorie de pièces administratives. Ainsi que l'expéditeur, l'objet et le contenu du message au niveau de la configuration de la notification
  • Le message est disponible en français et en anglais.
  • Chaque destinataire reçoit un email contenant un lien direct vers la catégorie concernée du collaborateur.

🔔 Côté collaborateur

Aucun changement dans son expérience : le collaborateur peut toujours mettre à jour ses informations. La pièce reste modifiable et le statut de la catégorie n'est pas impacté ; seule une notification est envoyée aux personnes que vous avez désignées.

⚙️ Mise en place

La notification s'active et se configure depuis Paramètres > Notifications des pièces administratives. Elle est désactivée par défaut.

Tant que la fonctionnalité n'est pas activée, aucun changement n'est à constater sur votre plateforme.

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🔒 Verrouillez les pièces administratives une fois la catégorie complétée

Sécurisez vos données administratives validées. Une nouvelle option permet de bloquer toute modification des pièces d'une catégorie une fois celle-ci complétée, pour garantir la fiabilité et la conformité des informations collectées.

🎯 Objectif de la fonctionnalité

Aujourd'hui, les pièces d'une catégorie de pièces administratives restent modifiables même après complétion, ce qui peut entraîner la modification de documents déjà validés et des incohérences dans le suivi administratif.

Cette option vous permet de figer les pièces dès que la catégorie est complétée, et d'éviter toute modification après la validation finale.

✨ Ce que ça change pour vous

  • Une nouvelle option « Bloquer la modification après complétion » est disponible dans le paramétrage des catégories de pièces administratives.
  • Une fois l'option activée, dès qu'une catégorie est complétée, ses pièces ne sont plus modifiables : elles s'ouvrent en consultation seule, accompagnées d'un message explicite.
  • Le blocage s'observe dans tous les espaces (dossier administratif, profil, historique) et s'applique de la même manière quel que soit le mode de complétion (saisie manuelle, questionnaire ou document dynamique).
  • L'option peut être activée ou désactivée à tout moment ; la désactiver rend de nouveau les pièces modifiables.

🔔 Côté collaborateur

Tant que la catégorie n'est pas complétée, le collaborateur peut modifier ses pièces normalement. Une fois la catégorie complétée et le blocage actif, les pièces s'affichent en consultation seule, avec un message indiquant que la modification n'est plus possible (en français ou en anglais selon sa langue).

⚙️ Mise en place

L'option se configure par catégorie depuis Paramètres > Catégories de pièces administratives. Elle est désactivée par défaut.

Tant que la fonctionnalité n'est pas activée, aucun changement n'est à constater sur votre plateforme.

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✍️ Yousign rejoint vos outils de signature électronique

Signez vos documents d'onboarding et RH avec Yousign. En complément de DocuSign et Dropbox Sign, Yousign peut désormais être choisi comme outil de signature électronique sur votre plateforme.

🎯 Objectif de la fonctionnalité

HeyTeam propose déjà la signature électronique via DocuSign et Dropbox Sign. Yousign s'ajoute comme prestataire, pour les entreprises qui souhaitent l'utiliser pour faire signer leurs documents d'onboarding et RH.

✨ Ce que ça change pour vous

  • Yousign peut être sélectionné comme outil de signature dans vos paramètres, au même titre que DocuSign.
  • Le parcours de signature avec Yousign fonctionne de la même façon qu'avec les autres prestataires.
  • Les documents signés via Yousign sont automatiquement enregistrés dans HeyTeam une fois la signature terminée.

🔔 Côté collaborateur

Le collaborateur signe ses documents via Yousign directement depuis la plateforme, sans changement dans son expérience de signature.