🗂️ Les pièces administratives

**Qu’est-ce que la ressource « Pièces administratives » ?**

Elle permet à chaque nouvel arrivant de déposer, directement sur la plateforme l’ensemble des documents nécessaires à la constitution de son dossier administratif.

Exemples de documents et informations demandées :

RIB
Carte Vitale
Contrat de travail
Informations bancaires
Numéro de téléphone
Adresse postale

📝 Quand ces informations sont-elles demandées ?

Les pièces administratives sont demandées dès la première connexion du collaborateur à la plateforme. L’objectif est de compléter son profil rapidement et efficacement.

Cependant, si certaines informations ne peuvent pas être renseignées immédiatement, le collaborateur pourra les compléter ultérieurement depuis son tableau de bord, via le bloc « Compléter mon dossier ».

✅ Comment compléter son dossier plus tard ?

En cliquant sur le bloc « Compléter mon dossier », le collaborateur pourra accéder à l’ensemble des documents et informations restants à fournir. Cela lui permet de finaliser son dossier administratif en toute autonomie, à son rythme.

Les différents types de pièces administratives dans HeyTeam

Dans HeyTeam, la ressource "Pièces administratives" permet de collecter plusieurs types d’informations ou de documents auprès des collaborateurs. Voici les types disponibles :

📝 1. Texte court

Permet à l’onboardee de renseigner une information simple sous forme de texte (ex. : numéro de sécurité sociale, nom d’un contact, etc.).

📝 2. Texte long

Utilisé pour recueillir des réponses plus développées ou détaillées (ex. : description d’un parcours académique, remarques particulières, etc.).

📎 3. Document (PDF, Word, image…)

L’onboardee peut importer un fichier directement sur la plateforme (ex. : diplôme, pièce d'identité, justificatif de domicile, etc.).
L’administrateur peut configurer :

Types de formats autorisés : PDF, Word, Excel, PNG, etc.
Poids maximum du fichier : 2 Mo, 5 Mo, 10 Mo, etc.

🧾 4. Document à remplir

L’administrateur peut définir des champs modifiables sur un document pré-rempli.
L’onboardee pourra compléter ces champs directement depuis l’interface HeyTeam.

✍️ 5. Document à signer

L’administrateur importe un document à signer (ex. : contrat de travail).
L’onboardee pourra le signer électroniquement via Dropbox Sign (intégré à la plateforme).

📅 6. Date

Permet à l’onboardee de renseigner une date spécifique (ex. : date d'obtention d’un diplôme, date de début de contrat, etc.).

🔘 7. Un seul choix possible

L’administrateur crée une liste d’options parmi lesquelles un seul choix est autorisé.
Exemple :

Choix du téléphone professionnel :

Samsung

iPhone

Huawei

✅ 8. Plusieurs choix possibles

Permet à l’onboardee de sélectionner plusieurs options parmi celles proposées.
Exemple :

Compétences à déclarer :

Excel

PowerPoint

Notion

Slack

📍 9. Adresse

Champ spécifique permettant de renseigner une adresse postale complète.

🏦 10. IBAN (RIB)

Champ spécifique permettant à l’onboardee de renseigner ses coordonnées bancaires (IBAN).
Ce champ peut être paramétré pour garantir la saisie au bon format (ex. : validation automatique de la structure de l’IBAN).

🔍 11. Texte contrôlé

Ce champ permet à l’onboardee de renseigner une information textuelle, tout en étant soumis à des règles de validation définies par l’administrateur.

🧭 12. Hexapost

Champ spécifique destiné à recueillir un code Hexapost, utilisé principalement pour référencer une adresse postale en France de manière normalisée.

🔄 13. Document dynamique

Ce type de pièce administrative permet à l’administrateur de générer automatiquement un document personnalisé, à partir des données saisies par l’onboardee dans son profil ou au cours de son parcours.

Le document peut inclure des champs dynamiques (ex. : prénom, nom, date d’entrée, poste, manager…) qui seront automatiquement remplis à l’aide des informations disponibles dans la plateforme HeyTeam.

Fonctionnalités :

Modèle de document téléversé par l’administrateur (Word, PDF)
Champs dynamiques insérés via des balises (ex. : , )
Génération automatique du fichier complété
Possibilité d’enchaîner avec une signature électronique (si combiné au type Document à signer)

📞 14. Numéro de téléphone

Champ dédié à la saisie du numéro de téléphone mobile de l’onboardee.