📧 Créer un e-mail sur HeyTeam

1️⃣ Accéder à la création d’e-mails

Rendez-vous dans Ressources
Cliquez sur E-mails

2️⃣ Modifier ou ajouter un e-mail

Pour modifier : cliquez sur l’e-mail qui vous intéresse
Pour ajouter : cliquez sur le bouton « Ajouter » à droite

3️⃣ Paramétrer l’e-mail

Définissez les langues disponibles sur votre plateforme
Remplissez les champs textuels :
- Nom
- L'objet de l’e-mail
- Contenu de l’e-mail (avec possibilité d’ajouter des variables pour personnaliser automatiquement le message selon le rôle ou le destinataire)

Voici la liste des variables disponibles pour personnaliser l'objet et le contenu :

Voici la liste des variables disponibles pour personnaliser la signature :

📎 Joignez un fichier si nécessaire

Voici comment l'e-mail s'affiche pour le destinataire :

4️⃣ Définir l’expéditeur et les destinataires

Choisissez l’expéditeur → l’e-mail sera envoyé en son nom
Sélectionnez les destinataires

5️⃣ Finaliser l’envoi

Programmez la date d’envoi automatique et la date de rendu
Appliquez les filtres d’onboarding
Cliquez sur Sauvegarder

💡 Attribution des rôles dans vos e-mails

Lors de la configuration d’un e-mail, vous pouvez définir qui en sera le destinataire de deux manières :

1️⃣ Choisir un rôle

Exemple : RH, Manager, …
👉 La personne identifiée sur ce rôle lors de l’onboarding sera automatiquement concernée par l’e-mail envoyé.

2️⃣ Choisir une personne directement

Exemple : Caroline Dupont
👉 Cette personne sera systématiquement destinataire de l’e-mail à chaque utilisation dans un onboarding, même si elle ne fait pas partie de l’équipe de l’onboardee.

3️⃣ Un groupe de destinataires

Exemple : Tous les utilisateurs de la plateforme ou encore, le département du collaborateur :