À venir 🚀 Les nouveautés de septembre

✅ Le dossier administratif ne signale plus que les actions en attente

Le tableau de bord du collaborateur ne l'alerte plus sur des pièces administratives qu'il ne peut pas traiter.

Le compteur ne totalise désormais que les pièces sur lesquelles il a réellement la main.

🎯 Objectif de la fonctionnalité

Dans « Vos prochaines actions à réaliser », la carte « Compléter mon dossier administratif » affichait en rouge « Il vous reste X pièces administratives à fournir ». Le compteur incluait des pièces en attente de validation, en attente de signature d'un autre rôle, ou pas encore disponibles.

Un collaborateur ayant fait tout le nécessaire de son côté voyait donc un message alarmant, sans aucune action possible pour le faire disparaître.

✨ Ce que ça change pour vous

• Le compteur ne totalise que les pièces sur lesquelles le collaborateur a une action à réaliser : une pièce à compléter ou à déposer, une pièce refusée à corriger, une signature dont c'est son tour, un questionnaire à répondre.
• Les pièces en attente de validation, en attente d'un autre signataire, pas encore disponibles, non concernées ou déjà terminées ne sont plus comptées.
• Quand plus aucune action ne dépend du collaborateur, la carte disparaît de ses prochaines actions, même si son dossier administratif n'est pas encore clos côté RH.

🔔 Côté collaborateur

Le suivi complet du dossier administratif reste accessible depuis l'onglet dédié : le collaborateur retrouve l'état de chaque pièce, y compris celles en attente de traitement par un autre intervenant.

⚙️ Mise en place

Aucune action de votre part. Le nouveau comportement s'applique automatiquement à votre plateforme.

🗂️ Foldio, la gestion documentaire arrive sur HeyTeam

Tous les documents de vos collaborateurs peuvent désormais être rangés, retrouvés et suivis au même endroit, sans quitter HeyTeam.

Foldio ajoute un plan de classement commun, une bibliothèque de documents, des règles de validité et de conservation, et un écran de suivi des échéances.

🎯 Objectif de la fonctionnalité

Les documents collectés pendant les parcours (contrats, pièces d'identité, attestations) restaient attachés à leur pièce administrative, collaborateur par collaborateur. Il fallait ouvrir chaque profil pour retrouver un document, et rien ne permettait de suivre la validité d'une pièce dans le temps.

Foldio regroupe ces documents dans une bibliothèque commune, organisée selon votre propre plan de classement, avec les règles de validité et de conservation que vous définissez.

🗂️ Un plan de classement unique pour toute l'entreprise

Depuis la configuration, vous construisez une arborescence de dossiers et de sous-dossiers, jusqu'à dix niveaux. Elle vaut pour l'ensemble de la plateforme : chaque collaborateur retrouve la même organisation, sans réglage individuel.

• Création de dossiers parents et de sous-dossiers
• Réorganisation par glisser-déposer, répercutée immédiatement partout
• Les types de documents rattachés à un dossier apparaissent directement dans l'arborescence, et se déplacent de la même façon

Déplacer un type de document vers un autre dossier vaut aussi pour les documents déjà collectés.

🔗 Brancher une pièce administrative sur Foldio

Sur la configuration d'une pièce administrative de type fichier, un réglage indique que les documents collectés rejoignent la bibliothèque, dans le dossier de votre choix.

• Le dossier de destination est obligatoire
• Les documents restent visibles dans l'onglet Administratif du collaborateur, comme aujourd'hui
• Retirer le réglage les sort de la bibliothèque, sans les supprimer

📚 La Docuthèque, la vue d'ensemble

La Docuthèque réunit les documents de votre périmètre, rangés dans votre arborescence.

• Navigation par dossiers, avec fil d'Ariane
• Recherche sur le nom du document ou sur celui du collaborateur
• Filtres combinables, sur les attributs du document (statut, échéance, dossier, dates) comme sur ceux du collaborateur
• Panneau latéral de détail, avec l'historique du document
• Sélection de plusieurs documents pour les télécharger en une fois

Par défaut, seuls les dossiers contenant au moins un document sont affichés. Une bascule permet de voir l'arborescence complète, dossiers vides compris. Le réglage est propre à chaque utilisateur et conservé d'une visite à l'autre.

👤 Les documents d'un collaborateur, sur son profil

Le profil d'un collaborateur reçoit un onglet dédié, qui reprend la même présentation appliquée à ses seuls documents : même arborescence, même panneau de détail.

⏳ Une durée de validité par type de document

Sur chaque type de document, vous définissez une durée de validité et le point de départ du décompte, soit la date d'attribution de la pièce, soit la date de dépôt du fichier.

À l'échéance, deux comportements sont possibles :

• l'ancien document est archivé et reste consultable ;
• une nouvelle demande est adressée au collaborateur, qui voit apparaître la tâche correspondante.

🔔 Le suivi des expirations

Un écran dédié regroupe les documents arrivés à échéance ou sur le point d'y arriver, avec des compteurs par niveau d'urgence : expiré, moins de 7 jours, moins de 30 jours, moins de 90 jours. Un clic sur un compteur filtre la liste.

🗑️ Une conservation maîtrisée

Sur un type de document rangé dans Foldio, vous pouvez activer une suppression automatique, avec un déclencheur et un délai de conservation.

Déclencheurs disponibles : le dépôt du document, son expiration, le départ du collaborateur, ou une date clé de son parcours. À l'échéance, les documents concernés sont supprimés définitivement.

🔐 Des accès attribués rôle par rôle

Foldio ajoute des autorisations distinctes dans la configuration des rôles :

• l'accès à la Docuthèque ;
• le suivi des expirations ;
• la configuration de l'arborescence ;
• la gestion des dossiers ;
• l'onglet documents du profil, réglé dans la section Profil utilisateur.

Chaque utilisateur ne voit que les documents des collaborateurs de son périmètre. Aucun rôle ne reçoit d'accès automatique, administrateur compris : les autorisations sont à attribuer explicitement.

⚙️ Mise en place

Foldio est une fonctionnalité payante, activée à la demande : contactez votre CSM ou écrivez à support@heyteam.com.

L'activation se fait au niveau de la plateforme et débloque l'ensemble du bloc documentaire. Les autorisations deviennent alors attribuables aux rôles de votre choix.

Tant que la fonctionnalité n'est pas activée, aucun changement n'est à constater sur votre plateforme.