En cas d'absence ou de congés, les tâches liées à un rôle devait faire l'objet d'un remplacement temporaire d'utilisateur (ex : ma chargée de RH est en arrêt maladie et a 3 tâches à faire sur le programme de Marie DUPONT, je dois me rendre sur le profil de celle-ci pour modifier manuellement la personne ayant le rôle Chargée de RH).
Désormais, il est possible d'automatiser ces remplacements temporaires via la délégation des tâches 👍
1/ Activer la permission sur le rôle (depuis Paramètres > Rôles > Autorisations > Profil)
Lorsque la permission est activée, un utilisateur ayant ce rôle pourra se rendre
sur le profil d’un autre utilisateur pour déléguer ses tâches.
2/ Créer une délégation de tâches
Une fois la permission activée, un nouvel onglet “Délégation” s’affichera sur les profils.
Pour créer une délégation, il faut :- Cliquer sur le bouton "déléguer" : qui fait apparaître une modale
- Sélectionner le rôle de l’utilisateur : toutes les actions liées à ce rôle pourront être déléguées à un autre utilisateur
- Choisir une cible : l'utilisateur à qui vous souhaitez déléguer les actions
- Sélectionner les collaborateurs concernés : la limite des employés impactés par la délégation est de 100.
- Choisir une période : pendant laquelle la délégation sera active, en indiquant ;
o une date de début (obligatoire et ne peut être une date dans le passé)
o une date de fin (non obligatoire et peut ne pas être renseignée)
💡 A noter :
- Il n'est pas possible d'avoir 2 délégations en même temps, pour le même rôle, sur les mêmes onboardees.
- On ne peut déléguer des tâches à des utilisateurs ayant le statut actif sur la plateforme (= ayant activé leur compte sans rester au statut "invité")
- Il est possible de déléguer uniquement les tâches dont le statut est "en attente" et/ou "en cours"
- Il n'est pas possible de déléguer des questionnaires ou des catégories de pièces administratives dès lors qu'au moins 1 question ou qu'une pièce administrative a été complétée.
- Il n'est pas possible de modifier une délégation dont la date est passée
- Si une délégation est en cours : il est possible de modifier uniquement sa date de fin.
- Si une délégation n'a pas encore commencé : il est possible de modifier tous ses éléments
3/ Supprimer une délégation
Si vous supprimer une délégation, toutes les tâches reviendront à l’utilisateur d’origine.
Vous pouvez supprimer uniquement les délégations qui n’ont pas encore commencé.
Si vous souhaitez suspendre une délégation qui est en cours, il vous suffit de l'annuler : toutes les actions qui n’ont pas été effectuées reviendront donc à l’utilisateur d’origine.