Création des comptes Google & synchro Agenda ✉️

HeyTeam est interconnecté avec Google Agenda et peut envoyer automatiquement des créneaux dans les agendas des collaborateurs.

Activer les différents modes Gsuite sur Heyteam / lien meet / Synchro Google Agenda

• A l'ajout de la ressource "Logiciels" Gsuite il y a trois possibilités :
  1. "Synchronisation avec les événements"
  2. "Création automatique de compte utilisateur Gsuite"
  3. Activer les deux "Synchronisation avec les événements" + "Création automatique de compte utilisateur Gsuite"

A savoir :

• ⚠️ Une fois la sélection faite et que le connecteur est en route, si une compagnie veut modifier son choix : elle doit supprimer la ressource "logiciels" Gsuite pour la re créer avec le nouveau mode.

1 - Synchronisation avec les événements

• Je peux activer Gsuite pour gérer le lien événement Heyteam → calendrier boite mail Je vais dans : Ressources / logiciel / ajouter / Gsuite . Je sélectionne "Synchronisation avec les événements" je remplis les infos obligatoires et je valide l'ajout de Gsuite.
• Tous les users de mon entreprise qui possèdent un mail Gsuite actif et la ressource dans leurs programmes recevront directement les événements dans leurs calendrier et un mail de Gsuite pour informer de l'ajout sur leurs calendriers.
• L'événement ajouté dans le calendrier comporte la description de l'événement.

2 - Création automatique de compte utilisateur Gsuite

• Quand le bouton "Création automatique de compte utilisateur Gsuite" est activé chaque user qui possède la ressource dans leurs programmes auront (à la date sélectionnée) dans les paramètres de la ressource Gsuite, la création automatique d'un compte Gsuite avec l'activation et la création du mail pro au domaine de leur entreprise (adresse préalablement remplie dans le FOC).

• Un mail d'invitation d'événement avec un fichier ICS + la description du contenu du mail sont envoyés à la date programmée.
• L'user doit accepter l'invitation pour que l'événement s'ajoute au planning grâce au fichier ICS.
• Pas de meet automatique de créé.
• La description de l'événement est bien ajoutée au calendrier (c'est ici que vous pouvez ajouter un lien meet si besoin)

3 - Création automatique de compte utilisateur Gsuite + Synchronisation avec les événements

• Active toutes les options, lien avec les événements + création de compte Gsuite avec mail au domaine de leur entreprise.

Rappel des horaires :

• La création de l'adresse mail gsuite : tous les jours à 00h00 Heure locale de l’user
• Le switch du mail perso à pro : le jour du paramétrage à 04h00 Heure locale de l’user
• Le déclenchement des événements par mail classique hors gsuite ou via gsuite directement dans le calendrier gsuite : 07h00 Heure locale de l’user ⚠️ tous les événements avant cet horaire ne seront pas envoyés par mail ou sur gsuite si l'invitation est envoyée le jour J de l'événement.

Lien meet :

• Avec le connecteur Gsuite il est possible de générer un lien meet automatiquement

Le lien sera automatiquement ajouté sur l’événement dans le calendrier google agenda :

Vous pouvez ajouter un lien meet défini :

Le lien meet sera automatiquement visible dans l’événement de votre calendrier google.